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「服務他人是你住地球應該付出的租金。」– 穆罕默德‧阿里 (拳擊手)
"Service to others is the rent you pay for your room here on earth." -- Muhammad Ali, Boxer
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別讓email降低你的專業感!馬上檢查最常犯的10個錯誤

 

3分鐘搞定email

寫Email對很多人來說一向都是件麻煩事,有點像寫情書,開頭總是最難,要字句斟酌,又要期待寫出的信能確實發揮效果,情緒激動時寫出來的信,絕對會後悔著想回收。不過和情書不同的是,擁有文采對寫Email而言未必加分,反而可能讓人讀起來覺得囉唆。

寫Email難,怎麼寫出一封 「連你自己都想讀」的Email更難,很多時候我們就在希望快快把它了結中,不多做思考,草草寫完那薛西弗斯式一封又一封的Email。也難怪這一期英語島編輯部要費心找出Email擾人源頭,抽絲剝繭將問題分級、分類,擬出一份對症下藥,簡單就能寫好Email的原則。

相比之下,處理收件匣可以痛快得令人興奮,前提是如果你能試著用效率管理大師David Allen「只處理一遍」(Only Handle It Once, OHIO)的4D經典法則:

Do 做,做出決定與回應。
Delegate 分出去,如果有人能做,就轉寄出去
Defer 延遲,留著以後再行動或日後參考。記得仍要回信告訴對方:我會再告訴你結果。
Delete:如果前面幾項原則都不適用,請果斷刪除。

這封信再多留一天,你能回得更好嗎?假如不會,麻煩立刻處理掉。
現在你大概發現了,一封Email處理得好,一整天的工作效率自然會高。

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