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現在是Email的黃金時代?

 「既然只有一句話,為什麼不用line還要寄一封email過來啊?」你也聽過朋友這樣抱怨嗎?不知為何,上班族總對email又愛又恨,有一段時間甚至流行「減少email」,好像寄email是一種最沒效率的溝通方式,但真的是這樣嗎?

2020年,世界面臨了一場瘟疫,迫使許多人無法在辦公室工作,很多事必須遠端溝通,Microsoft Teams和Slack等協作平台應運而生,也讓上班族體認到「Email還是很重要的!」Fast Company的一篇文章中就提到,從1969年第一封email至今,經過多項功能革新,也許現在正是email的黃金時代。

根據市調機構 Radicati 發布的Email Statistics Report, 2021-2025,全球的email用戶(包含商業及消費者個人)數量在2021年來到41億,預計在2025年將達到近46億。

Email的好處
O沒有「已讀」&「立即回覆」的壓力
O資訊經發信者整理過,而非一句一句的雜亂對話
O可輕鬆分類
O可視為憑證或依據
O可與私人通訊app分開

為什麼Email花了我這麼多時間?

管理顧問公司麥肯錫(McKinsey & Company)曾在2012年發表一份調查,內容指出上班族平均一天要花四分之一的時間處理email,收發email是最耗時的工作之一,尤其是CEO或高階管理層級,一天可能要收上百封email。如果你也覺得email雜亂難以處理,不妨試試以下四種方法。

1. 不要整天開著email
在一天中設定特定時間區段處理email,將收發email當成是單項工作,避免整天開著email,被信件通知中斷手上的進度。

2. 立刻回信
處理信件時,如果能立刻回覆的信,最好立刻寫好回覆寄出,待確認的信件可標示清楚,而不需要的舊訊息或廣告信可直接刪除。

3. 利用標籤分類
利用顏色或標籤、資料夾分層等工具將信件分類,讓收信匣乾淨整齊,也能一眼看出處理時的輕重緩急。

4. 取消訂閱不需要的促銷訊息(給美編:若太擠此點可刪)
無用的廣告信件太多,可能會讓你錯過重要信件,定時刪廣告信並取消訂閱是最直接的方法。

用Email增加你的工作效率

行政院政務委員唐鳳曾在許多媒體上提到,自己使用番茄鐘工作法,也就是設定25 分鐘為工作時間,結束後有 5 分鐘休息時間。不過,訊息干擾讓許多人無法順利執行番茄鐘,唐鳳的解決方法是,他以 30 分鐘為一個工作單位,前 25 分鐘專注,後 5 分鐘則休息或回email。

也許有很多人覺得,回一句line花不了多少時間,但唐鳳在工作時不回覆line訊息,因為等待回覆的一來一往間最耗時,但email不同,一封電子郵件中多半會是完整、有邏輯的資訊,他可以當下判斷如何回信或轉介處理。

 


參考資料:Fast Company、Radicati、科技新報、Entrepreneur

 

本文收錄於英語島English Island 2021年4月號
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