休假之前，怎麼寫好Out of office message?

很多專業人士特別是在外商工作的人，離開辦公室一段時間，像請假或休假之類的，都習慣用out of office message。這樣的message 原來是專業體貼的一種表現，但如果犯了些小錯誤，反而會留下壞印象。網路上流傳一個帖子，有個人要休假就寫了一封郵件自動回覆信件，內容是：

I'm taking my compensation leave and will be in South Africa. If it is urgent, you can contact my secretary, Ms. XXX at OOOOOO. If it is non-urgent, you can send it to....Thank you.

（我正在補休，要去南非，如果有急事可聯絡我秘書，如果不那麼急就把郵件傳到我另一個信箱。謝謝）

這個訊息的問題是
(1) 說了太私人的訊息，例如compensation leave (補休)或 South Africa 南非這類與公事無關的事不需要在郵件中透露。
(2) if it is urgent/non-urgent語意含糊，這it指的到底為何，讓人摸不著頭緒?　

寫專業的out-of-office message其實不難，只要記這三個步驟：

收錄於英語島 2016年6月號
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