Stay Positive 商業書信正向學

我們總是說，面對再大的挫折都要 stay positive，一個人是「正向」還是「負向」，從每天的講話，寫的信，就可以看得清清楚楚。樂觀與悲觀，正向與負向，都可以藉著調整溝通習慣，讓自己stay positive。舉一個大家都碰過的例子，要在餐廳訂位，問營業時間，服務人員可能會這麼回答：
（-）Our restaurant closes at 9:00pm. 我們餐廳九點關門。
（+）Our restaurant stays open until 9:00pm. 我們餐廳開到九點。
Close和open，「關門」和「開門」，你覺得哪一個比較正向？ 是不是open讓人覺得更積極？如何表現出正向思維，這裡提供幾個方法供讀者參考：

重點一: 把 No 拿掉！
句子裡只要包含很多的not、no，聽起來就會很負面。
（-）You cannot withdraw the money until your check has cleared.　在付清支票款項前，你都不能再提領任何現金。
（+）You can withdraw the money as soon as your check has cleared.
只要付清支票，馬上就可以提領現金。

這兩句話都沒有文法錯誤，但第二句聽起來會帶給人更正面的印象。拿掉not，正面的能量馬上就出現了。比較一下，第一句強調「你不能」，第二句強調「你能」， 兩句話意思相同，但是聽著的感受完全不一樣。

 

重點二: 善用 If 
當句子裡有must、need、unless這類語帶命令或威脅的字，聽起來一定負面。這時候用if這個小字就能夠扭轉負面氣氛。
例句一: 
（-）You need an annual income of NT$100,000 to apply for mortgage.　年收入需超過一百萬，才可以申請房貸。
首先，You need中文意思就是你必須…，含有命令、限制的意謂。有些人很敏感的人會覺得受歧視。

（+） If you have an annual income of NT$100,000, you are eligible to apply for the mortgage. 只要年收入有一百萬，就有資格申請房貸。
改用If 假設語句，一樣呈現設定的條件或門檻，但就人性化一點，讀起來不會硬梆梆，像官樣文章。

例句二: 
（-）You must reply within three days or we cannot process your application. 你必須在三天內回覆，否則我們無法受理你的申請單。

（+）If you apply within five days, we can process your application. 如果你三天內申請，我們可以受理你的申請單。
第一句將其中的 must 拿掉後，把命令變成條件，口氣是不是更讓人感覺正向，執行的意願自然也就更高了。