別讓Email降低你的專業感

1. Grammar flaws 文法錯誤
Hint: 即便是幾句資訊，寫完信也要重新檢查（proofread）

2. Spelling the receiver's name wrong 寫錯收件者的名字
Hint: 有時寫錯名字會讓對方直接把信刪掉，一定要注意

3. Improper use of "Reply All" 不適當使用「回覆全部」
Hint: 寄出前檢查收件欄，確認只寄給相關人士，必要時可用「密件副本」（blind carbon copy）

4. A careless sign-off 結尾祝福語過於隨便
Hint: 祝福語會影響整封信的氛圍，比如僅用“Best”會展現出專業但些許冷漠感，用“Regards”則較中性

5. Vague subject line 主旨不清
Hint: 一定要和信件內容直接相關且清楚，如果主旨只寫「病假」或「討論」都非常模糊，開信前就給人壞印象

6. Listing all emails as "urgent" 濫用「緊急」標籤
Hint: 真的重要才標示，不要當放羊的孩子徒增困擾

7. Clunky formatting 格式混亂
Hint: 格式一致是對收信者的貼心，如果表格過多，可以適時附檔，讓信件本身乾淨好讀

8. Weird fonts 使用奇怪的字型
Hint: 信件內容的字型忽大忽小，或是一下套底色、一下加底線，這些都是email大忌

9. Unnecessary automated signature 簽名檔有不必要的資訊
Hint: 你的座右銘、得過的獎項及證書，其實不用列在簽名檔

10. Selecting the wrong recipient 收件人錯誤
Hint: 寫對名字但寄錯位址，也會讓你的信石沈大海，出手前必須再三檢查

參考資料：The TechRepublic

本文收錄於英語島English Island 2021年4月號
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