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「服務他人是你住地球應該付出的租金。」– 穆罕默德‧阿里 (拳擊手)
"Service to others is the rent you pay for your room here on earth." -- Muhammad Ali, Boxer
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Email要精準,別用good、bad、soon...

經常聽到學生說,希望英文Email可以寫得更「精準」。但哪裡不精準,要如何才叫精準,也說不上來。這裡給大家幾個方向。 

1.  給事實,不要用籠統的概念

要精確,最好能夠給事實。就像如果你說,今天很熱,聽到的人其實不知道多熱。但你說今天高溫39°C,那就到底有多熱也就清楚了。比較這兩句:

(感覺)Mark’s work is bad. Mark的報告很糟。

(事實)Mark’s reports contain statistical and factual errors. Mark的報告有數字錯誤,也有和事實出入之處。

一般我們最熟悉的字good/bad/soon/many就是造成訊息模糊的元凶。調整最好的方法,就是給據體的事實

  • many→ 1,000 or 500 to 1,000
  • early → 5 a.m.
  • most → 92.9 percent
  • others → business partners
  • very rich → a millionaire
  • soon → 7 p.m., Tuesday
  • Good job →You’ve worked for a long time

2. 代名詞濫用,會造成誤解

代名詞的使用不恰當,很多母語人士也可能犯這樣的錯。來看例句:

(不準)Bill would like those delivered to Jake ASAP. He needs to make a decision right away.

Bill希望這些能趕快遞送給Jake。他必須立即做決定。

這裡的he是Bill還是Jake,這句話就讓人搞不清楚,誰要做決定。

(準)Bill would like those delivered to Jake ASAP. Jake needs to make a decision right away.

 3.  Write like you speak:怎麼說就怎麼寫

這是商業書信的通則:怎麼說就怎麼寫。我們平常講話不用attached please find/ per our conversation這一類用字,信件裡也別用了,講白話文給人親切感,感覺活在當代。

(拗口)Please be advised that the conference will end at 4:00 instead of 3:30.

(白話)The conference will end at 4:00 instead of 3:30. 

拗口

白話

please find attached
attached please find

(附件請看)

I have attached 

attached is

please be advised that

(請注意..)

直接去掉

per your request
as per your request
pursuant to your request

(按你的要求…)

as you requested

per our conversation
as per our conversation

(就我們討論的…)

as we discussed

4.  不要老套

有些句子其實沒有錯,但看多了覺得陳腔濫調、像沒誠意的套版。

(老套)Please do not hesitate to contact me. 請別猶豫,隨時可以聯繫我。

還不如用口語化,直接一點的句子,來得更真誠:

Please call me. 請打電話給我。

Send me an email. 發郵件給我。

I would be glad to answer any questions. 我很樂意回答你的問題。

Please call me with any suggestions. 有任何建議請打電話給我。 

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