做出自己的email公式

請假信 Leave of Absence

臨時病假
Subject: Sick Leave＋（請假時間區段）

Dear OOO,

I can’t make it to the office due to serious flu. I would like to take a days off today. You can still contact me via emails if you need urgent help. I will be back in office on OOO.

Thank you

Regards,
OOO

提前規劃的事假＋交接
Subject: Personal Leave＋（請假時間區段）

Dear colleague,

I will be out of the office from OO to OO. Mr. Chou will cover for me during my absence. You may call me at OOOOO or send me a message via LINE if needed.

Thank you

Regards,
OOO

TIP: 一般來說，最常用的假別是sick leave（病假）跟personal leave（事假），如非特殊要求，不用將請假理由講得太細，交代清楚時間＆代班事務即可。

常備信件公式

Subject:
Greetings from ＯＯＯ（公司或個人）
Request for ＯＯＯ（簡述事由）
Apology from ＯＯＯ（公司或單位）

Hi/Dear OOO,
TIP: 稱謂部分，盡量直接寫出對方單位或名字，目前幾乎不會有人用to whom it may concern了

I am writing for…
Sorry that…
Thanks for...

TIP: 首句就要直接破題，並簡述整封信的大意，如果發現寫了五行還是解釋不清，請重新來過，理好思緒，在信件內呈現大意即可，其他細項可附檔，太長的信沒有效率且會降低閱讀意願喔

Please let us know…
If you need any further information, please feel free to contact me.

TIP: 就算希望對方聯絡，也必須使用「主動」或「中性」的語氣，不要有命令感

Sincerely,
Regards,
Best Regards,
ＯＯＯ

TIP: 以上為萬用不出錯結尾祝福語，如果是主旨較輕鬆的信件，或是與收信者比較熟識，也可用Best,或Cheers。

本文收錄於英語島English Island 2021年4月號
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