開會效率加速器——會議引導師Meeting Facilitator

糟糕的會議會帶來什麼困擾？

100% 的受試者認為，規劃不完善的會議浪費金錢及時間

而在這些受試者中
44%認為糟糕的會議使他們沒有足夠時間工作
43%認為規劃不完善的會議導致工作認知混亂
26%認為無效率的會議影響與客戶的關係

＊以上數據擷取自線上會議工具Doodle調查統計資料

透視會議引導師

三大能力
清楚會議目標
傾聽理解發言
統整資訊，導出結果

工作流程
接到客戶需求
前置溝通（了解客戶會議需求、目標等）
根據目標設計會議流程、議程
報價／簽約
會議中主持、引導發言
順利達成會議目標
會後follow-up

目前台灣報價
一天700-800美金
（ 歐美地區報價一天為1500-2000美金）

專訪會議引導師、資深口譯Grace

Grace小檔案
取得美國 Paterson Process 企業策略規劃 Facilitator 認證之會議引導師；歐洲 Orange Gibbon 會議引導師結業。協助跨國企業進行商業策略規劃，擅長傾聽與引導跨文化團隊成員溝通發言，善於收斂重點並且統整資訊，達成優質會議成效。
資深中英文會議口譯／雙語主持，具備超過十年近千場口譯與主持經驗。口譯服務對象包括中華⺠國現任與前任正副總統、行政院長、美國前副總統高爾及各大外商企業高層等。

「開會」還需要引導？
無論是學生還是上班族，在很多情況下都需要「開會」，這件事聽起來簡單，但在Google鍵入「開會」搜尋，得到的卻是各種對開會的抱怨以及有效開會的速成技巧，這件看似不費力的事情，讓許多企業、機構傷透腦筋，甚至浪費了大把時間與金錢。現在，有一項職業引進歐美系統，針對「開會」展開一片新藍海。

比起口譯、主持人等，「會議引導師」在台灣是相對陌生、甚至很少人接觸過的新興行業。事實上，會議引導及會議設計在歐美行之有年，並發展出幾套可應用於各種會議的系統工具。目前客戶多為外商公司的會議引導師Grace指出，這份工作其實就像是登山嚮導，幫助參與會議的成員找出方向、釐清及統整意見，最後帶領所有人達成攻頂目標。

多與人相處，和機會不期而遇
在成為會議引導師之前，Grace已經有多年口譯及主持經驗，也身兼活動司儀、大學講師等職業，可說是「斜槓」前輩。「開會」不僅是Grace的日常，更是發揮翻譯專業的場域，從跨國商務會議到在地NGO的年度目標會議她都參與過，也因為常常參與大型會議，接觸許多外商高層並獲得不同領域的新知，才有些意外地接觸到會議引導專業。

Grace提到，在一次與客戶的閒聊中，客戶提到自己的公司剛在香港設辦公室，希望長期合作的Grace飛到香港幫忙員工培訓，幾次合作下來，客戶認為Grace的專業表現、語言能力都在水準之上，便送她到美國培訓，學習一套會議引導系統並考取證照後，協助公司的各項會議規劃及主持。Grace說：「這份工作可以說是聊天聊出來的。」

是引導，更是會議流暢的關鍵
從美國回來後，除了服務本來的外商公司業主，近期Grace為APEC引導了一場跨國線上會議，有全世界100多個與會者參加，且會中主要談醫療法規調合，內容多半專業且艱澀，除了事前須花時間做足功課外，會中也需應變各種突發狀況，例如與會者連線進會議平台後可能會延遲、斷線或是訊號不清等，會議引導師需要立刻釐清狀況，調配會議節奏。另外，所有與會者的不同口音，可能會造成理解上的誤會，這時，引導師也必須歸納後再次說明，確保會議中每個人的話都被聽見。

傾聽、溝通，打造平等對話空間

在不同的會議中，會議引導師除了主持及調配開會節奏外，Grace認為最重要的就是帶領大家達成會議設定的目標，避免「無效會議」，比如大家都在抱怨，卻無法提出解決方式，又或者全員靜默一片讓會議難以進行等，所以開會前，會議引導師必須非常清楚此次開會的目的，並依目的設計流程。在歐美，「會議設計」與「會議引導」也有可能是兩個人分別負責，但目前台灣對此行業仍不熟悉，以Grace的經驗來說，通常會身兼會議設計與引導。目前她希望透過這份工作，創造出平等的溝通空間，在多元文化會議上，引導少說話的人多發言，不斷拋出問題幫助討論，並適時分類資訊的重要程度，為大家整理及總結，使會議的效率及效益達到最高。

「會議引導」在台灣會不會發展成一個熱門行業，這點尚未可知，面對劇烈轉變的就業市場，Grace認為軟實力非常重要，平時在工作之餘就要多方吸取新知、與人建立關係，並願意開啟對話。以會議引導師這份職業來說，她認為最基本要有良好溝通及傾聽能力，若有英文專業則是大大加分，另外最好能喜歡「人」，與人接觸。她也提到，客製化的服務在未來的需求會更多，很多工作可能會被取代，但是人與人之間的互動與服務不會，我們都必須有「不會被時代淘汰的能力」。

文、企劃編輯／馬婉娟、詹益昀、黃煒齡

圖片提供／黃致潔

本文收錄於英語島English Island 2020年11月號
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