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辦公室才是效率殺手?
主講人:Jason Fried
網路應用公司37Signals創辦人,著作包含《Rework》、 《It Doesn’t Have to Be Crazy at Work》。
講者Jason Fried探討人們最喜歡的工作地點,辦公室裝備齊全, 很多人卻不認為辦公室是最佳的工作環境。另外,在公司工作一 整天,能專注在主要的工作項目多久?是完整的8小時、7小時? 還是零零總總其實不到1小時?
辦公室根本不適合工作
講者問遍身旁的人:「你想把事情做好的時候,你會去哪裡?」得到的答案分為三大 類:地點、移動的物體、時間,幾乎沒聽到有人回答辦公室。
上班一整天,你專注幾小時?
公司花錢裝潢辦公室,員工卻不喜歡在辦公室工作。進公司一整天,大家都確實的 花 8 小時在工作嗎?其實上班一天不代表一個完整工作日 (work day),一天是由很 多細碎的工作片段 (work moments) 組成。
What do you actually do in a typical workday?
1. actual work 真的在工作
2. trifles 瑣事
3. smoke breaks 抽菸時間
4. equipment / supply issues 硬體問題
5. mini-breaks 休息時間
6. pointless meetings 沒重點的會議
在辦公室很難長時間不受干擾的工作,所以有些人提早進公司,利用安靜的早晨完成最重要的工作事項。或是選擇在大家下班後留在公司靜下來完成最重要的工作。
經理+會議=員工效率低落主因
公司擔心員工要是在家工作,會看電視、躺在沙發上休息等;在辦公室上班擔心員 工花太多時間在瀏覽社群媒體,有些公司會阻擋社群媒體的使用權限。講者認為, 前述的行為屬於自發性的干擾,員工可以自己選擇什麼時候要看電視、要上網,真 正打斷員工工作節奏的干擾,是被動式的干擾,是非自願的,特別是一種辦公室獨 有的干擾,Fried 簡稱為 M&Ms。
M&Ms (Managers and Meetings) 經理和會議
-Fried 本身就是經理,他說自己的工作內容就是確認下屬的工作進度,簡單來說,就是不斷打擾其他人。
-一小時的會議不只是花了一小時的時間,而是每個與會人員的時間,十個人開會就是耗費十小時的生產力。
高效率辦公室指南
近年來,社群媒體也加速自我鼓吹 (self-promotion) 的可能性,雖然不能直接的證明顯示社群媒體導致 自戀,但它絕對是自戀者愛不釋手的工具。
No-Talk Thursday 不講話星期四
就像是「便服日」的概念,挑選一個月中的某個星期四下午,請辦公室所有人都不要說話,無論是聊天還是討論,限制所有形式的溝通,享受一整個下午安靜的工作環境。
Make the Communication Passive 有事先傳 Line
不是急迫到需要當下完成的事情,不要直接走到對方位置上、 打電話,而是先用 email 或是 line 通知對方,不打斷其他人的 工作節奏。
Cancel That Next Meeting 取消下一場會議
職權夠大的話,試試看取消即將到來的下一場會議,取消之後, 可能會發現那場會議根本沒必要。
本文摘錄自一張圖搞懂 2019年10月號
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