外商在年假前後最常用到的英文溝通方式

外商在年假前後最常用到的英文溝通方式

台灣在放假，世界沒有停

農曆年前，台灣企業的節奏會自然慢下來。

辦公室裡開始討論返鄉時間、年菜安排、假期交接。但對許多負責海外市場的業務而言，信箱不會因此清空。國外客戶照常工作、照常開會、照常要報價與進度。

真正的難題，往往不是「要不要回信」，而是——要怎麼用英文，把狀態說清楚，同時讓生意不中斷。

年前第一關：如何說明「我們在放年假」

過年前一天，負責國外客戶的Kevin，收到一封來信：

“Can you share the updated quotation by tomorrow?”

Kevin知道，明天開始台灣進入農曆年假。

他沒有只回一句「We are on holiday」，也沒有寫一長段文化說明，而是回了幾句簡單的說法：

We’re on a Lunar New Year holiday this week.
It’s a major holiday in Taiwan.
Some responses may be slower than usual.
I’ll follow up as soon as I’m back.

這四句話，同時完成四件事：

說明1. 目前狀態、2. 簡短給背景、3. 預告影響、4. 承諾後續動作。

客戶很快回覆：

Thanks for letting me know.

事情沒有卡住。

讓對方安心：自動回覆該寫什麼

同一天，Kevin也在信箱設定了自動回覆：

I’ll be out of the office from Jan 27 to Feb 2.
I’ll be back on Feb 3.
During my absence, please contact Kevin.

沒有修飾語，沒有解釋。

只有三個資訊：1. 不在、2. 何時回來、3. 找誰。

這類訊息的價值，主要在降低不確定感。

年假中途：如何回應追進度

年假期間，他偶爾仍會收到簡短詢問：

Any update on the order?

他沒有開始解釋放假文化，也沒有承諾不可能完成的時程。

只回：

We’ll review this after the holiday.
Let’s pick this up next week.

對方知道：現在不會有結果，但這件事沒有被忽略。

年後第一封信：先對齊節奏，而不是先道歉

年後第一天上班，他回第一封信時，開頭只寫：

Thanks for your patience during the holiday.
Here’s a quick update on where we are.

然後直接進入報價進度。

不要寫「Sorry for the late reply」，也不必再解釋一次為什麼放假。

用工作者的語氣，而非請求諒解的語氣，會顯得更專業。

國際職場溝通，其實只在做三件事

國際職場的溝通，最重要的是讓對方知道三件事：

1. 現在發生什麼事
2. 什麼時候會有進展
3. 下一步是什麼

過年長假常用英文句型整理

說明台灣在放年假
（Ｘ） We are on holiday.
（Ｏ） We’re on a Lunar New Year holiday this week.
（Ｏ） It’s a major holiday in Taiwan.

說明回覆可能變慢
（Ｘ） Sorry, I reply late.
（Ｏ） Some responses may be slower than usual.

告知請假期間
（Ｘ） I take leave from Jan 27 to Feb 2.
（Ｏ） I’ll be out of the office from Jan 27 to Feb 2.

承諾後續跟進
（Ｘ） I will reply you later.
（Ｏ） I’ll follow up as soon as I’m back.

指定代理窗口
（Ｘ） If urgent, please find Kevin.
（Ｏ） During my absence, please contact Kevin.

節後再處理
（Ｘ）  We will handle it after holiday.
（Ｏ） We’ll review this after the holiday.
（Ｏ） Let’s pick this up next week.

年後第一封信開場
（Ｘ）  Sorry for late reply.
（Ｏ） Thanks for your patience during the holiday.

農曆年，是台灣很重要的節日。

但在國際工作環境裡，真正重要的不是對方懂不懂這個節日，而是你能不能在節日裡，仍然把工作交代清楚。這也是一種專業。

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戒掉爛英文 -- 作者：世界公民文化中心
「戒掉爛英文」是世界公民文化中心源自於商業周刊上的專欄。我們常常接到讀者的意見是: 「那錯誤，簡直就是在講我啊!」栩栩如生的錯誤！假如你上班或生活上用得英文，這些錯誤聽起來是不是像極了老朋友，熟悉得不得了？確實，這些錯誤大部份都來自於實體教學，在一對一教學過程中，很仔細地記錄、分類、整理下來的。我們不斤斤計較英文的錯，而在每一個錯誤裡，找到驚喜，然後放心。