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你寫的email太正式還是太不正式?

學生反應自己的語感不好,寫email常陷入兩難:擔心自己的email寫得不夠正式,老闆或客戶會覺得他不專業;有時又怕太正式,感覺和同事距離很遠,不該見外的事顯得見外。

其實正式和非正式比語感來得單純,在慢慢培養語感之前,先抓到幾個關鍵,搭配這裡幫同學整理的對照表,一點都不需要擔心太正式或不夠正式的問題:

一.  用字「難」還是「簡單」?

來看這兩句話

  • I have to apologize that….
  • Sorry that…..

不難判斷第一句比較正式。判斷正式和非正式的第一個準則就是你選了簡單的字還是難的字。apologize難,比較正式,sorry簡單,就不那麼正式。比較以下這些字,不難判斷哪種用法正式:

正式

非正式

中文解釋

Nevertheless

anyways

無論如何/不管怎樣

Therefore

So

因此

In addition

Also

而且

acceptable

Okay, OK

可接受

however

but

然而

二.  動詞用了「片語」還是「單字」

別人問你同不同意一件事,你要想一想,可能會這樣回答:

  • Give me time to consider.
  • I'll think about it.

比起來第一句就更正式。片語think about相較於單字consider更口語。正式語言多用單字,非正式用片語。來看更多的例子:

正式

非正式

中文解釋

substitute

fill in

職位代理

increase/decrease

go up/go down

增加/減少

handle

deal with

處理

omit

leave out

刪掉

cause

bring out

造成

require

need to

需要

discover

find out

發現

establish

set up

設立

represent

stand for

代表

arrive

show up

到達

三.  是不是用很多簡寫?
要人儘快回覆,正式語言會不憚其煩用as soon as possible,但非正式會直接用ASAP,熟人之間的溝通會用很多像BTW(by the way),FYI (for your information)、Plz (Please)、THX(thanks)之類的表達。

四.  正式句子長,非正式句子短:
正式Could you please let me know if you are available for a meeting on 12th April?
非正式Can you get back to me ASAP?

五.  一表搞定

 

正式

非正式

稱謂

Dear Mr./Ms./Mrs. Johnson,

Dear Jane,

Hi/Hello Jane,

Jane,

提醒

Thank you for your email of…

Further to your last email…

Thanks for your email.

Re your email….

為什麼寫

I am writing with regard to…

In reply to your email, here are…

Your name was given to me by…

Just a short note about….

I'm writing about….

Please note that….

主要訊息

We are able to confirm that…

I'm delighted to tell you that…

We regret to inform you that…

We can confirm that…

Good news!

Unfortunately….

附件

Please find the attached file.

I am sending you …as a PDF file.

I've attached….

Here is the ….you wanted.

要求

I'd be grateful if you could….

I wonder if you could….

Can you….

Could you….

承諾

I will investigate the matter.

I will contact you again shortly.

I'll look into it.

I'll get back to you soon.

信末

Best regards (謹此致意)

Regards/ Kind regards (致意)

Cheers

Speak soon

文/ 世界公民文化中心學 教學實驗室

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戒掉爛英文 -- 作者:世界公民文化中心
「戒掉爛英文」是世界公民文化中心源自於商業周刊上的專欄。我們常常接到讀者的意見是: 「那錯誤,簡直就是在講我啊!」栩栩如生的錯誤!假如你上班或生活上用得英文,這些錯誤聽起來是不是像極了老朋友,熟悉得不得了?確實,這些錯誤大部份都來自於實體教學,在一對一教學過程中,很仔細地記錄、分類、整理下來的。我們不斤斤計較英文的錯,而在每一個錯誤裡,找到驚喜,然後放心。